Pedido

7.2 Pedido

Acerca de este submódulo

En este capítulo se explican los procedimientos que se deberán seguir para elaborar los pedidos a sus proveedores. Podrá verificar la existencia en su almacén de los artículos que contiene su pedido proveedor; ingresará los artículos de su pedido al teclear las primeras letras del artículo o al usar su clave; encontrará en el inventario cualquier artículo que forme parte del pedido; podrá imprimir su pedido; buscará o filtrará los pedidos que desee encontrar con base en criterios diferentes (proveedor, fecha, número, etc.); podrá imprimir el pedido en el idioma de su proveedor (español, ingles o francés); escogerá la divisa con la cual quiere crear su pedido, podrá correr la simulación de sus pedimentos y prorratear los costos para aplicarlo en cada producto, etc.

Es el documento legal para formalizar la operación de compra- venta.

Después de haber recibido una cotización por parte de su proveedor, y esta haya sido aceptada, podrá elaborar este pedido proveedor, para que ambas partes estén de acuerdo con los términos y condiciones que se hayan establecido.

Interacción con otros módulos

Proveedores Para seleccionar el proveedor.
Proyectos Para seleccionar el proyecto.
Inventario Para seleccionar los productos.
Banco Para registrar pagos de sus compras.

Cómo acceder a esta pantalla

Accederá por medio de la barra de iconos o lista de carpetas, seleccionando el submódulo Pedidos Proveedor.

Presentación Submódulo Pedidos Proveedor

Los campos que se encontrará en esta pantalla son los siguientes:

ID Pedido. Al haber seleccionado el Proveedor, el programa asigna automáticamente el número de identificación, el cual es insustituible y en los casos que se suprima el registro, el ID se conserva en la base de datos.
Pedido No. Podrá llevar un consecutivo de los Pedidos Proveedor que usted vaya creando. Podrá establecer la numeración que desee.
Proveedor. En este campo usted podrá seleccionar el Proveedor del cual está tomando el pedido; a la derecha de este campo se encuentra el iconodonde si usted lo necesita podrá abrir la ficha del proveedor para conocer las condiciones preestablecidas de este Proveedor, o bien hacer ediciones de su pedido. Podrá también dar de alta a su proveedor, escribiendo su nombre y apretando dos veces la tecla Enter de su teclado así el sistema abrirá la ficha. Usted no podrá registrar un pedido a nombre de un proveedor que no esté dado de alta en su base de datos.
Titulo. Para llevar un control sobre sus Pedidos, usted puede darle un título a cada una de ellos dentro de este campo, por ejemplo: indicar que es una Pedido foráneo, o tal vez que es un Pedido de un cliente específico, etc.
Fecha. Al acceder a este campo, el programa asigna la fecha del día en que usted está trabajando, en caso que desee cambiar la fecha, lo podrá realizar situando el cursor en el campo específico y poniendo la fecha que desee.
Entrega. En este campo usted indicará cual es la fecha establecida por su Proveedor para la entrega de su pedido
Proyecto. En este campo usted podrá seleccionar cual será el proyecto que se asigne a este Pedido Proveedor.
Para hacer el listado de Proyectos deberá ingresar al Módulo de Proyectos y darlos de alta.
Confirmado. Al palomear esta opción se confirman las cantidades por entregar del proveedor y son consideradas en los cálculos de disponibilidad de inventario. Cuando un pedido proveedor está confirmado, usted podrá ver en las estadísticas del producto desde el módulo de inventario que tiene por surtir la mercancía de sus pedidos confirmados. Además al palomear esta opción, usted deberá de registrar una fecha de entrega al pedido, de lo contrario no podrá guardarlo.
Divisa. El programa manejará la divisa base que usted haya indicado dentro del Módulo Opciones, pero si necesita utilizar otra podrá seleccionarla dentro de este campo.
Idioma. Programa manejará el idioma base que usted haya indicado dentro del Módulo Opciones, pero si necesita utilizar otro podrá seleccionarlo dentro de este campo.
Recibido. En este campo usted podrá anotar la Fecha en que se recibió el Pedido, si desea poner la fecha actual bastará con situar el puntero sobre la ventana que aparece a la derecha, y automáticamente el programa le pondrá la fecha. Si desea poner otra, seleccione el campo y se desplegará un calendario para que elija la fecha que necesite. En caso de que usted envíe por mail el pedido o bien este haya sido impreso, el sistema automáticamente asignará la fecha en la que usted haya enviado por mail o impreso su pedido.
Importante: Es importante señalar que al momento de poner la Fecha de recibido, la pantalla queda bloqueada para evitar errores posteriores, sin embargo si usted borra la fecha podrá hacer nuevamente cambios a ese Pedido.
Validado. Todo Pedido será validado si cumple con los requerimientos que usted necesita.
Importación. Puede indicar si la mercancía proviene del exterior, es decir mercancía de importación y evitar el cálculo del IVA en su total.
Plazo de pago. Indicará la forma en la que usted paga a su Proveedor.
Vencimiento. Al seleccionar un tipo de pago, el programa automáticamente indicará la fecha en que deberá realizarse dicho pago. A la derecha de este campo, se encuentra una ventana que al abrirla podrá indicar el calendario de sus pagos, el porcentaje que se pagará y el total a cubrir (el total lo calcula el programa a partir del porcentaje especificado).
Tipo de cambio. En este campo se indicará el tipo de cambio de la Divisa que maneje en su pedido, a la derecha del mismo campo se encuentran dos iconos, el signo de interrogación le indica el tipo de cambio al cual se encuentra la moneda que usted utiliza y el icono del mundo al oprimirlo lo conectará en un sitio en Internet y actualizará el tipo de cambio de la divisa al día.
Cubicaje. De acuerdo a la mercancía que usted haya pedido, hará un aproximado del cubicaje que ocupe según el cubicaje que haya asignado a sus productos desde la ficha de inventario.
Subtotal. El programa le indicará el subtotal del Pedido Proveedor que este registrando.
Descuento. Si su proveedor le hace un descuento dentro del Pedido podrá ingresarlo en este campo.
IVA. El programa enviará el porcentaje de IVA que usted estableció en el Módulo Opciones, sin embargo podrá modificarlo dentro de este campo si llegara a necesitarlo.
Total. Al final el programa indicará el Total de su Pedido Proveedor.
Pagos. En la parte inferior derecha del pedido, aparece el importe pagado al proveedor y el saldo pendiente por pagar. Al hacer clic en el botónse abre la pantalla con la información de los pagos que ha realizado a su proveedor de este pedido, pudiendo consultar la información, agregar nuevos pagos o borrar pagos registrados.
Fecha: Fecha en que se registra el pago al proveedor.
Cuenta No.: Seleccione la cuenta a la que se debitara el importe
Afectación: En caso que el débito se haga efectivo en fecha futura (por ejemplo en caso de depósito de cheque que haya sido posterior al día que se le pagó al proveedor) se indica dicha fecha en este campo. Es importante mencionar que esta fecha es informativa y le ayudará para ver la fecha efectiva del pago en sus reportes y consultas de Conciliación que se encuentran en el módulo de Bancos. Si usted registra cualquier pago en su cuenta bancaria, automáticamente se verá reflejado en el sistema, en el saldo de sus cuentas y en todos los reportes de pago, independientemente de la fecha de afectación que usted haya asignado al registro.
Importe: El monto de la cuota que paga al proveedor, pudiendo ser una parcialidad o el total del importe de la venta.
Comentarios: Cualquier comentario referente hacia el pago hacia del proveedor.
Modo de pago. Seleccione la forma en que le paga a su proveedor, las opciones desplegadas en esta lista deben ser ingresadas previamente en Herramientas -> Opciones ->Lista -> General: Modos de Pago
Cheque. En caso que haya pagado con cheque, ingrese en este campo el número de cheque. Cuando usted asignó desde el submódulo de cuentas bancarias la opción de Consecutivo de Cheques Automático, desde la ficha de sus cuentas, usted llevará dicho consecutivo haciendo clic en el icono. Para llevar este consecutivo, usted deberá de escribir manualmente en este campo en número de cheque para el primer pago que realice con la cuenta bancaria seleccionada, posteriormente, podrá llevar el consecutivo de cheques automático.
Parcialidad. Ingrese un comentario referente al pago de la parcialidad, en caso que así lo sea.
En caso de querer eliminar un pago registrado, sólo marque el renglón correspondiente y luego seleccione Suprimir del teclado.
Todos los pagos que registre desde aquí afectarán automáticamente el módulo de bancos y los reportes de cuentas por pagar y el submódulo de pagos proveedor que se encuentra en el módulo de bancos.

En caso de que usted haya registrado una línea y no le haya asignado una cuenta al registro, el sistema no le permitirá guardar los pagos ni salir de esta pantalla hasta que asigne una cuenta al registro o en su defecto haya borrado el registro.

Usted no podrá ingresar pagos a pedidos que ya se hayan convertido en facturas. Para registrar dicho pago, tendrá que hacerlo desde la Factura Proveedor.