Dentro de su programa,
se manejan varios reportes como son: Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, etc., dentro de
esta opción, usted podrá definirlos de acuerdo a sus formatos.
Los campos que
encontrará en esta pantalla son los siguientes:
Tipos de documento: En este campo, aparece el listado de los documentos
que se generan dentro del
programa, como son una Cotización, un Pedido, una Factura, una Remisión, un Recibo de pago,
etc.
Modelos: El programa ya contiene predefinidos los modelos que puede utilizar
en sus formatos, sin embargo
usted podrá generar nuevos modelos con la información que necesite. Contará con un asistente
Pro-Format
que le auxiliará a configurar sus informes en caso de manejar formatos propios.
Permitir selección de informe: Al seleccionar esta opción, el
programa le permitirá elegir el tipo de informe
que desea visualizar dentro de los Módulos del programa al momento de imprimir algún documento
(cotización, factura, etc.)
Configurar
un Formato
Para configurar sus formatos, deberá entrar al módulo de Formatos que
se encuentra en el menú de
Herramientas que aparece en la barra de menús.
- Seleccionar la opción Formatos.
- Una vez hecho esto, usted verá una pantalla
en el lado izquierdo donde aparecen todos los tipos de formatos
que puede configurar desde el sistema. Observe que cuando selecciona un formato con el ratón como
por
ejemplo cotización, del lado derecho de la pantalla el sistema le muestra los formatos que están
pre cargado.
- Para configurar un formato pre impreso como
la factura por ejemplo, seleccione desde la lista de formatos
“Factura”. Posteriormente haga clic con el Mouse en el botón “Añadir”,
escriba el nombre que desee para su
modelo, el tipo de documento que es (factura) y en “Formato” seleccione la opción: “ProFormat”,
una vez hecho
esto haga clic en “Aceptar”. Observe que se ha añadido su modelo.
Primero tendrá que dar un nombre al nuevo modelo. A continuación elija
el tipo de documento del listado para el
cual quiere crear un nuevo formato y seleccione el formato ProFormat, HTML o Crystal Reports. Si es
ProFormat
pulse aceptar.
Para el caso de
modelos HTML, estos ya se encuentran dentro de la carpeta del programa, sólo deberá indicar
la ruta
donde se encuentran estos archivos. Si es un modelo Crystal Report, este debió haber sido creado
ya con anterioridad
para que también se indique la ruta donde se encuentra alojado el archivo.
Para el caso especifico
de Proformat, el programa le ofrece la opción de trabajar con un Asistente que le auxiliará
para
crear sus nuevos modelos. Una vez que haya creado el nuevo modelo, deberá configurarlo.
Para configurar el
Formato Proformat deberá de seleccionarlo con el Mouse y hacer clic en el botón “Configurar”.
Una
vez hecho esto, aparecerá un asistente para la configuración de formatos donde pasará
por varias etapas. Cuando
aparezca dicho asistente haga clic en siguiente.
A continuación usted podrá definir la fuente para su formato, así
como el tamaño para los encabezados y pies de
página y en el campo “Fuente Descripción” establecerá el tamaño de la
fuente para el cuerpo de su documento.
Una vez hecho esto haga clic en “Siguiente”. Pasará a la etapa
dos donde seleccionará los campos que desee para
su formato; cuando termine de seleccionar los campos haga clic en “Siguiente”.
En la etapa tres,
usted especificará las coordenadas de cada campo, así como el ancho máximo y altura máxima,
si
desea que el campo esté en negritas, subrayado, con cursiva o formato divisa (este último
para que se anteponga el
signo de pesos y se redondee a dos decimales). Seleccione cada campo con el Mouse y configure cada campo.
Para
la configuración de coordenadas, tome como origen la esquina superior izquierda de su formato,
la coordenada “x”
será hacia la derecha de este origen y la coordenada “y” será hacia debajo de este
origen. Cuando haya terminado
haga clic en “Siguiente”.
En la etapa cuatro, usted tiene la opción de añadir a su formato alguna
imagen, seleccione la imagen y fije sus
coordenadas, así como el alto y ancho. Posteriormente haga clic en “Siguiente”.
Haga clic en siguiente cuando haya finalizado con la parametrización.
Para guardar toda
la información que ingresó en este documento, deberá hacer clic en “Terminar”.
Si desea verificar
el documento que creó, seleccione “visualizar” y tendrá una vista previa del documento
tal cual usted lo configuró.
Seleccione el modelo
que ha creado y haga clic en “Default”, así cada vez que usted mande a imprimir cada
formato
podrá seleccionarlo de la lista de modelos, poniendo como primera opción el formato que está
como “Default”.
