En la barra de iconos
o lista de carpetas seleccione Facturas y aparecerán las Notas y Facturas que se han
elaborado.
Los campos que encontrará en esta pantalla son los siguientes:
ID. Al crear
una nueva factura, aparecerá automáticamente un número de identificación que asigna
el programa y que
es insustituible, en caso que llegara a suprimirse la factura, su ID correspondiente queda guardado
en la base de
datos.
Factura No. Podrá
ingresar el No. de Factura que desee y a partir de haber ingresado ese número, el programa le
asignará automáticamente el inmediato superior en su siguiente Factura. El número de
Factura aparecerá después
que usted haya seleccionado el cliente. También podrá manejar series de factura para
que el sistema lleve la serie,
para manejar números de serie para las facturas, deberá tener habilitada la opción desde
las Opciones del sistema en
la pestaña de factura.
Cliente. En
este campo usted podrá seleccionar el cliente de quien esté realizando su factura; a la derecha
de este
campo se encuentra una ventana donde si usted lo necesita, podrá abrirla para conocer las condiciones
preestablecidas de este cliente.
Para hacer el listado
de Clientes deberá ingresar al Submódulo Clientes y darlos de alta. O bien podrá darlo
de alta
desde aquí como se explica en el módulo de Captura de Listas de Venta.
Título.
Si usted está trabajando por proyectos, en este campo puede indicar el titulo del proyecto que
se está llevando
a cabo o cualquier otra referencia.
Fecha. Al acceder
a la ventana de Facturas, inmediatamente aparecerá la fecha del día en que está
realizando su
nota o factura; si usted desea poner otra fecha, lo podrá realizar situando el cursor en el
campo específico y se
desplegará un calendario para que usted elija la fecha de su Nota o Factura.
No. Guía.
Podrá ingresar el número de guía si usted habilitó desde las opciones del sistema
el Número de Guía en la
pestaña de “Facturas”.
Nota. Al señalar
este campo, podrá indicar si lo que realiza es una Nota de remisión o Factura.
Impreso. Para
llevar un mejor control puede indicar si su Factura ya fue impresa, en caso de ser así el
programa la
bloquea para ya no realizar cambios, únicamente cancelaciones en caso de necesitarlo. Este
campo el sistema lo
asigna automáticamente cuando la factura o nota ha sido impresa.
Vendedor. En
este campo podrá seleccionar al vendedor asignado.
Para generar el listado
de vendedores, deberá ingresar al Módulo Empleados y darlos de alta para después
seleccionarlos en este campo.
Proyecto. En
este campo usted podrá seleccionar el tipo de proyecto. Para hacer el listado de Proyectos deberá
ingresar al Módulo Proyectos y darlos de alta.
Sucursal. Seleccione
el nombre de la sucursal a la que corresponde la venta.
Venta de otra sucursal.
Si está registrando una venta de mercancía de otra sucursal, seleccione en esta opción
la
sucursal donde está la mercancía que está vendiendo. Sólo se activa esta opción
si se ha palomeado “Poder vender
de otra sucursal” en Herramientas - >Opciones - >Factura
Ingresar artículos
en Factura. La lista de la factura presenta dos pestañas como se muestra en la siguiente figura:
En la pestaña
General. Usted podrá registrar sus artículos como se explica a continuación:
- Para que ingrese un artículo dentro de
una Factura, ponga el cursor sobre la primera línea de
descripción, le aparecerá un botón con una flecha, oprímalo y se desplegará
el listado de los artículos
que tiene dentro de su inventario.
- Existe otra forma para que ingrese un artículo
en su Factura, ponga el cursor sobre la primera línea de
descripción y teclee las primeras letras del artículo, aparecerán los artículos
que tiene en su inventario
que empiezan con las letras del artículo que tecleo.
- Registre las cantidades de los artículos,
ya registradas las cantidades le aparecerá automáticamente el
precio unitario y el total por artículo
Si usted habilitó
desde las opciones del sistema, en la pestaña de Facturas las opciones de “Enseñar Costo”
y
“Enseñar Proyecto”, podrá ver el costo del artículo y asignar un proyecto
a cada línea de la factura o Nota.
En la pestaña “Comentarios” usted podrá escribir los comentarios que desee que sean pertinentes
para la factura
que esté creando.
Divisa. El
programa manejará la divisa base que haya indicado dentro del Módulo Opciones, pero si necesita
utilizar
otra, podrá seleccionarla dentro de este campo y el programa hará el cambio.
Idioma. El
programa manejará el idioma base que usted haya indicado dentro del Módulo Opciones, pero
si necesita
utilizar otro podrá seleccionarlo dentro de este campo.
Recibido.En este campo usted podrá anotar la Fecha en que se recibió la factura,
si desea poner la fecha del día en
que está realizando su Factura, bastará con situar el puntero sobre la ventana que aparece
a la derecha, y
automáticamente el programa le pondrá la fecha del día. Si desea poner otra, seleccione
el campo y se desplegará
un calendario para que elija la fecha que necesita.
Exportación.
Podrá indicar si el cliente al cual esta facturando es de Exportación. Cuando usted habilita
esta casilla, el
IVA de su factura se va a 0.00% debido a que usted está vendiendo fuera del país.
Entregar. Registre
si la factura ya ha sido controlada y puede ser entregada.
Leyenda. Al
momento de seleccionar un Tipo de Pago, el programa le enviará una leyenda indicando como debe
realizarse.
Consignación.
Si usted está facturando mercancía que estaba a consignación, usted deberá habilitar
esta bandera.
Programación
de Facturas Periódicas:
Periódico. Como se vio en el capítulo del menú de herramientas,
usted puede generar facturas periódicas
basadas en una factura. Desde aquí usted podrá crear dicha factura para que se basen
las demás al
seleccionar la casilla periódico. Para que pueda aparecer esta casilla y habilitar
la función de facturas
periódicas, deberá de haber habilitado primero la opción de “Facturas Periódicas”
que se encuentra en las
opciones del sistema en la pestaña de “Facturas”.
Observe que cuando usted activa esta bandera, al lado derecho de esta opción
el sistema habilita los
siguientes campos:
Usted podrá indicar
de qué manera desea generar su factura (Semanal, Quincenal o Mensual).
Si usted seleccionó
semanal, el sistema preguntará qué día de la semana desea generar su factura (lunes,
martes,
miércoles, jueves, viernes, sábado o Domingo).
Si usted eligió
Quincenal, el sistema programará la factura periódica cada fin de Quincena.
Si usted eligió
Mensual, el sistema le preguntará qué día del mes desea generar la factura o bien si
selecciona “Fin
Mes” el sistema programará la factura para fin de mes.
Posteriormente la
fecha que aparece del lado derecho será la fecha que indicará hasta cuándo se debe generar
una
factura periódica basada en la factura que usted está creando en este momento. Si usted
no asigna una fecha el
sistema programará las facturas hasta 10 años después de la fecha que tenga la factura
que esté generando.
Recuerde que en las
opciones del sistema en la pestaña de “Facturas”, podrá escribir el texto que
quiera que
aparezca en las líneas de sus facturas periódicas y el título de las mismas.
Recuerde que para
generar las facturas periódicas que el sistema ha programado en base a la configuración recién
explicada de facturas periódicas, lo puede hacer desde el menú de Herramientas, en la función
de “Generación de
Facturas Periódicas”. (Ver capítulo de “Generación de Facturas Periódicas”
para la generación de las mismas).
Recuerde
que el Texto que aparecerá en sus facturas periódicas, lo configurará desde las
opciones del sistema en
la pestaña de “Factura”.
Plazo de pago.
Indicará la forma en la que su cliente realizará su pago, si es de Contado o a Crédito
Vencimiento. Al
seleccionar un tipo de pago, el programa automáticamente indicará la fecha en que deberá
realizarse
dicho pago. A la derecha del mismo campo se encuentra una ventana que al oprimirla le indicará
como se
desglosarán sus pagos aún siendo de contado.
Tipo de cambio.
En este campo se indicará el tipo de cambio de la Divisa que maneje en su factura, a la derecha
del
mismo campo se encuentra una ventana que al oprimirla lo conectará en un sitio en Internet y actualizará
el tipo de
cambio de la divisa que esté utilizando al día.
Clave descuento.
Si usted maneja descuentos establecidos con sus clientes, al querer asignar un descuento mayor al
indicado deberá ingresar una clave, el programa no le permitirá modificar el descuento si
usted no ingresa la clave.
Para que esta función
esté disponible, usted deberá de tener habilitada la opción de “Ligar Descuento
con Tipo de
Pago” en la pestaña General de las Opciones del sistema.
Además, usted
debió de haber fijado el descuento máximo permitido por plazo de pago desde las opciones del
sistema en la pestaña de “Listas” en la lista de “Términos de Pago”.
Si el usuario no está
autorizado a dar descuentos desde el la “Seguridad” del sistema, no podrá efectuar
esta
operación.
Unidades. Envía
un total de los productos que contiene la Factura.
Subtotal. El
programa le indicará el subtotal de la Factura o Nota que usted esté realizando.
Descuento.
Si usted desea darle un descuento a su cliente dentro de la Factura podrá ingresarlo en este campo.
IVA. El programa
enviará el porcentaje de IVA que usted estableció en el Módulo Opciones, sin embargo
podrá
modificarlo dentro de este campo si llegara a necesitarlo.
Retención.
Hay servicios que causan retención de IVA como los fletes por ejemplo. Usted podrá indicarle
a un
producto o servicio el porcentaje de retención que causa, donde el sistema calculará en base
a ese porcentaje y el
IVA que grava el servicio, la retención de IVA que hay que hacer a la factura.
Total. Al final
el programa indicará el Total de su Factura.
Aceptado. Para
llevar un registro y control de las facturas o notas aceptadas, seleccione esta opción.
Pagos. En la
parte inferior derecha de la factura aparece el importe pagado por el cliente y el saldo pendiente por
cobrar. Al hacer clic en el botón
se abre la pantalla con la información
de los pagos que ha realizado su cliente,
pudiendo consultar la información, agregar nuevos pagos o borrar pagos registrados.
Fecha. Fecha
en que se registra el pago del cliente
Cuenta No.
Seleccioné la cuenta a la que se acredita el importe
Afectación.
En caso que el crédito se haga efectivo en fecha futura (por ejemplo en caso de depósito
de cheque o
transferencia bancaria que no se hace efectivo de inmediato) se indica dicha fecha en este campo.
Es importante
mencionar que esta fecha es informativa y le ayudará para ver la fecha efectiva del pago en sus
reportes y consultas
de Conciliación que se encuentran en el módulo de Bancos. Si usted registra cualquier
pago en su cuenta bancaria,
automáticamente se verá reflejado en el sistema, en el saldo de sus cuentas y en todos los
reportes de pago,
independientemente de la fecha de afectación.
Importe. El
monto de la cuota que paga el cliente, pudiendo ser una parcialidad o el total del importe de la venta.
Comentarios.
Cualquier explicación o comentario referente al pago del cliente.
Modo de pago.
Seleccione la forma en que paga el cliente, las opciones desplegadas en esta lista deben ser
ingresadas previamente en Herramientas - > Opciones -> Lista -> General: Modos de Pago
Cheque. En
caso que el cliente pague con cheque, ingrese en este campo el número de cheque.
Parcialidad.
Ingrese un comentario referente al pago de la parcialidad, en caso que así lo sea.
En caso de querer
eliminar un pago registrado, sólo marque el renglón correspondiente y luego seleccione Suprimir
del
teclado.
Todos los pagos que
registre desde aquí afectarán automáticamente el módulo de bancos, los reportes
de cuentas
por cobrar y pagos de cliente.
En caso de que usted
haya registrado una línea y no le haya asignado una cuenta al registro, el sistema no le
permitirá guardar los pagos ni salir de esta pantalla hasta que asigne una cuenta al registro o
en su defecto haya
borrado el registro.
Procedimientos
Los procedimientos
que usted podrá realizar son:
1. Crear nueva Factura
2. Cancelar Factura
3. Suprimir Factura
4. Cambiar datos de Facturas
5. Nota de cargo
6. Nota de crédito
7. Abrir artículo en inventario
8. Asistente de inventario
9. Comisión de venta
10. Enviar una Factura por Mail
11. Crear una copia de la factura
12. Imprimir
